Applicant Privacy Notice
Thank you for visiting our online application portal and for your interest in our company. We take the protection of your personal data and privacy very seriously. If you have any questions about how your personal data is handled during the recruitment process, please feel free to contact us.1. Data Controller
The data controller responsible for this applicant portal in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR) is:
Toyota Automated Logistics EMEA B.V., Vanderlandelaan 18, 5460 AA Veghel, The Netherlands
E-Mail: info.de@toyota-al.com
Our legal notice (Impressum) is available here https://toyota-automated-logistics.com/legal-notice.
Data Protection Officer::
RA Dr. Oliver Meyer-van Raay, c/o V-Formation GmbH, E-Mail: om@v-formation.gmbh
2. Scope of Data Processing
Through our applicant portal, you may submit applications for advertised vacancies or submit an unsolicited application. To process your application, we collect and process the following personal data and categories of data:
- Contact information: title, first name, last name, address, telephone number, email address
- Application documents: CV/résumé, certificates, qualifications, references, and photograph (if provided)
- Information relating to work authorization and residence permits
- Any additional information you voluntarily provide
3. Purpose and Legal Basis of Processing
We process the personal data you provide in connection with your application to assess your suitability for the advertised position and, where appropriate, for other comparable vacancies within the viastore Group, and to conduct the recruitment process. The legal basis for processing your personal data is Section 26 of the German Federal Data Protection Act (BDSG), which permits the processing of personal data where necessary for decisions regarding the establishment of an employment relationship. Any additional information voluntarily provided by you is processed on the basis of Article 6(1)(f) GDPR, as we have a legitimate interest in considering such information as part of the recruitment process.
If we are unable to offer you a suitable position at the present time, you may be given the opportunity to join our candidate pool. If, after completion of the recruitment process, you consent to the continued storage of your personal data for this purpose, the legal basis for further processing will be your consent pursuant to Article 6(1)(a) GDPR. You may withdraw your consent at any time with future effect and without providing a reason.
If your application results in an employment contract, the information you have provided may be transferred to your personnel file and retained for standard organizational and administrative purposes in accordance with applicable legal requirements, particularly Section 26 BDSG.
4. Disclosure of Personal Data
Upon receipt of your application, your application documents will be reviewed by our Human Resources department and the relevant hiring managers. Within the company, only those individuals who require access to your data for the purpose of conducting the recruitment process will have access to it.
Your application documents may be shared with another Toyota Automated Logistics company only where necessary for processing your application or for making a decision regarding an employment relationship.
In addition, external recipients may include data processors, such as service providers engaged to support the technical infrastructure and maintenance of our IT systems.
5. Applicant Profile Management and Data Retention
Using the login credentials created during the application process, you may access your applicant profile at any time. You can view the information you have provided and update your personal and contact details whenever necessary. Please note that changes to your personal or contact details will apply to all of your active applications. Other information contained in your applicant profile generally cannot be modified after an application has been submitted.
You may withdraw your application at any time if you are no longer interested in the position. In that case, you will no longer be considered during the recruitment process. After the recruitment process has ended, or if you withdraw your application, your data will be deleted in accordance with applicable legal requirements.
As a general rule, applicant data is deleted four months after a rejection decision has been issued. If you have consented to being included in our candidate pool, your data will be retained only as long as necessary for the purposes for which it was collected and processed, typically for up to one year after being added to the candidate pool.
If an employment relationship is established, the relevant information from the applicant portal will be transferred to your personnel file and processed as part of the employment relationship.
6. Security and Final Provisions
Toyota Automated Logistics implements appropriate technical and organizational measures to protect applicant data against unauthorized access, manipulation, loss, or destruction. These security measures are continuously adapted to reflect technological developments. Data transmitted between your web browser and the applicant portal is encrypted using HTTPS (transport encryption).
We use Google reCAPTCHA, a service provided by Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland (“Google”). This service helps determine whether data entered on our website is provided by a human user or through automated processing and is used to prevent misuse and spam. As part of this service, your IP address and other information required by Google for reCAPTCHA may be transmitted to Google. The legal basis for this processing is Article 6(1)(f) GDPR, based on our legitimate interest in preventing abuse and spam. Further information about Google reCAPTCHA and Google’s Privacy Policy can be found on Google’s website https://www.google.com/intl/de/policies/privacy/.
We reserve the right to amend or supplement this Privacy Notice with future effect. The version available within the applicant portal at the relevant time shall apply. If you have any questions regarding this Privacy Notice or data protection at viastore in general, please contact: Privacy@toyota-al.com.
Additional information about data processing at viastore, including details of your rights as a data subject under the GDPR, can be found in the general privacy information available on our website https://toyota-automated-logistics.com/privacy-policy.
Traitement des données (personnelles) par l’opérateur du site Internet de recrutement
Informations générales
Ce site de recrutement est administré par Personio SE & Co. KG, qui propose une solution logicielle de gestion des ressources humaines et des candidats (
https://www.personio.com/legal-notice/).
Data. Les données transmises dans le cadre de votre candidature seront transférées par chiffrement TLS et stockées dans une base de données. Le seul responsable du traitement de ces données au sens de l’article 24 du RGPD est l’entreprise qui procède au traitement des candidatures en ligne. Le rôle de Personio se limite à l’exploitation du logiciel et du présent site Internet de recrutement et, dans ce contexte, au rôle de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Dans ce cas, le traitement par Personio repose sur un accord pour le traitement des commandes entre le responsable du traitement et Personio.
En outre, Personio SE & Co. KG traite d’autres données, dont certaines peuvent être des données personnelles, pour fournir ses services, en particulier pour le fonctionnement de ce site de recrutement. Nous y reviendrons plus en détail ci-dessous.
Le responsable du traitement
Le responsable du traitement en vertu de la loi sur la protection des données est :
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 Munich
Allemagne
Téléphone : +49 (89) 1250 1004
Inscription au registre du commerce
Numéro d’immatriculation au registre du commerce : HRA 115934
Tribunal d’immatriculation : Amtsgericht München
Coordonnées du délégué à la protection des données :
privacy@personio.com
Journaux d’accès (« journaux du serveur »)
Chaque accès à ce site de recrutement entraîne automatiquement la collecte de données générales de protocole, appelées journaux du serveur. En règle générale, ces données sont un pseudonyme et ne permettent donc pas de déduire l’identité d’une personne.
Sans ces données, il serait, dans certains cas, techniquement impossible de livrer ou d’afficher le contenu du logiciel. En outre, le traitement de ces données est absolument nécessaire sur le plan de la sécurité, en particulier pour le contrôle de l’accès, de la saisie, du transfert et du stockage. De plus, ces informations anonymes peuvent être utilisées à des fins statistiques et pour optimiser les services et la technologie. Par ailleurs, les fichiers journaux peuvent être vérifiés et analysés rétrospectivement en cas de suspicion d’utilisation illicite du logiciel. Cela se fonde sur le paragraphe 25, sous-section 2, phrase 2 de la Loi allemande sur les télécommunications et les télémédias (TTDSG).
En règle générale, des données telles que le nom de domaine du site Internet, le navigateur Internet et la version de celui-ci, le système d’exploitation, l’adresse IP, ainsi que l’horodatage de l’accès au logiciel sont recueillies. La portée de ce processus de création de journaux n’excède pas la portée de création de journaux commune à tout autre site Internet.
Ces journaux d’accès sont conservés pendant une durée maximale de 7 jours. Il est impossible de s’y opposer.
Journaux d’erreur
Des journaux d’erreurs sont générés dans le but d’identifier et de corriger les dysfonctionnements. Cela est indispensable pour que nous puissions réagir le plus rapidement possible aux éventuels problèmes d’affichage et de mise en œuvre des contenus (intérêt légitime). En règle générale, ces données sont un pseudonyme et ne permettent donc pas de déduire l’identité d’une personne. Cela se fonde sur le paragraphe 25, sous-section 2, phrase 2 de la Loi allemande sur les télécommunications et les télémédias (TTDSG).
En cas de message d’erreur, des données générales telles que le nom de domaine du site Internet, le navigateur Internet et la version de celui-ci, le système d’exploitation, l’adresse IP, ainsi que l’horodatage de l’accès au logiciel lors de l’apparition du message et/ou de la spécificité de l’erreur en question sont recueillies.
Ces journaux d’erreur sont conservés pendant une durée maximale de 7 jours. Il est impossible de s’y opposer.
Utilisation de cookies
Des cookies sont utilisés sur certaines parties de ce site de recrutement. Il s’agit de petits fichiers texte qui sont stockés sur l’appareil avec lequel vous accédez au site de recrutement. En règle générale, les cookies servent à assurer un accès sécurisé à un site Internet (« absolument nécessaire »), à mettre en œuvre certaines fonctionnalités telles que les paramètres de langue standard (« fonctionnel »), à améliorer l’expérience utilisateur ou la performance du site (« performance »), ou à placer des publicités ciblées (« marketing »).
Sur ce site de recrutement, nous n’utilisons généralement que des cookies absolument nécessaires, fonctionnels ou liés aux performances, en particulier pour mettre en œuvre certains paramètres par défaut tels que la langue, pour identifier le canal d’annonces d’emploi ou pour analyser la performance de l’annonce d’emploi par laquelle un utilisateur a accédé à ce site de recrutement. L’utilisation de cookies est indispensable à la fourniture de nos services et donc à l’exécution du contrat (article 6 (1) b) du RGPD).
Durée de stockage : jusqu’à 1 mois ou jusqu’à la fin de la session du navigateur
Droit de s’opposer : vous pouvez décider via les paramètres de votre navigateur si vous autorisez ou non l’utilisation de cookies. Veuillez noter que la désactivation des cookies peut entraîner une limitation ou un blocage complet des fonctionnalités de ce site de recrutement.
Droits des personnes concernées
Si Personio SE & Co. KG, en tant que responsable du traitement, traite des données à caractère personnel, vous disposez, en tant que personne concernée, de certains droits en vertu du Chapitre III du règlement général sur la protection des données de l’UE (RGPD), en fonction de la base légale et de la finalité du traitement, notamment le droit d’accès (article 15 du RGPD) et le droit de rectification (article 16 du RGPD), d’effacement (article 17 du RGPD), de limitation du traitement (article 18 du RGDP) et de portabilité des données (article 20 du RGPD), ainsi que le droit d’opposition (article 21 du RGPD). Si les données personnelles sont traitées avec votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement en vertu de l’article 7 III du RGPD.
Pour faire valoir vos droits en tant que personne concernée en relation avec les données traitées dans le cadre du fonctionnement de ce site Internet de recrutement, veuillez vous adresser au Délégué à la protection des données de Personio SE & Co. KG (voir point B).
Dispositions finales
Personio se réserve le droit d’adapter à tout moment la présente déclaration de confidentialité des données afin de s’assurer qu’elle est à tout moment conforme aux exigences légales en vigueur ou afin de s’adapter aux modifications des services proposés, par exemple lorsque de nouveaux services sont ajoutés. Dans cette hypothèse, la nouvelle déclaration de confidentialité s’applique à toute visite ultérieure de ce site Internet de recrutement ou à toute candidature ultérieure.